Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện

Tầm quan trọng của ngân sách

1. Vị trí của ngân sách

  • Ngân sách là vấn đề quan trọng hàng đầu của tổ chức sự kiện. Ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu sự kiện, quy mô tổ chức sự kiện.

1.1:Yêu cầu cảu tiên lượng ngân sách

  • Nhà tổ chức sự kiện cần khẳng định được là có ngân sách hay không có.
  • Nhà tổ chức sự kiện cần thu xếp đủ ngân sách dù tổ chức sự kiện nhỏ hay lớn. Không thể sử dụng ngân sách thiếu hụt để tổ chức sự kiện. Như vậy sẽ dẫn đến tới tác dụng ngược chiều và hậu quả không lường được hết.
  • Nhà tổ chức sự kiện cũng cần xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách.
  • Cuối cùng, nhà tổ chức sự kiện cần xác định trước ngân sách cho tổ chức sự kiện và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép.
Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện, tầm quan trọng của ngân sách
Dự toán ngân sách tổ chức sự kiện, tầm quan trọng của ngân sách

2.Dự toán sợ bộ ngân sách

  • Trước hết, nhà tổ chức sự kiện phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Cần cố gắng dự liệu hàng hóa dịch vụ ban đầu chưa tính đến chi phí, sau đó dùng phương pháp loại trừ, giữ lại danh mục hàng hóa bắt buộc phải có trong chương trình.
  • Nếu ngân sách dự toán cho phép có thể lựa chọn bổ sung cho danh mục những hàng hóa dịch vụ đã loại trừ ban đầu. Ngược lại, nếu ngân sách dự toán thiếu hụt, nhà tổ chức phải rà soát lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ những hàng hóa dịch vụ kém mức độ cần thiết đối với tổ chức sự kiện, bảo đảm tương ứng với ngân sách dự toán.
Ngân sách chiếm giữ vai trò, đặc biêt trong tổ chức sự kiện
Ngân sách chiếm giữ vai trò, đặc biêt trong tổ chức sự kiện

Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán:

  • Thư mời, chỗ ở, thuê địa điểm tổ chức
  • Diễn tập, thức ăn, đồ uống
  • Trang trí nội thất, trang trí khác, âm nhạc
  • Giải trí, dẫn chương trình, nghe nhìn
  • Ánh sáng, sân khấu, phim ảnh
  • Thiếp chỗ ngồi, thực đơn, quà tặng
  • Bảo hiểm, an ninh, chi phí nhân công
  • Tiền điện, thực trạng thiết bị, vật liệu quảng cáo
  • Thông tin liên lạc, dịch thuật vận chuyển, hải quan
  • Các chi phí khác

Trên thực tế các sự kiện có thể khác nhau về tính chất, quy mô….do đó mà danh mục hàng hóa, dịch vụ cho từng sự kiện cụ thể là khác nhau. Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần đối căn cứ vào nhu cầu thực tế của mỗi sự kiện cụ thể để lựa chọn ra danh mục thích hợp cho nó.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *