Mục đích của tổ chức sự kiện

Mục đích của tổ chức sự kiện không những chi phối dự toán ngân sách mà còn chi phối hiệu quả  ngân sách. Trước khi tổ chức bất kỳ một sự kiện nào, nhà tổ chức cũng phải trả lời câu hỏi tổ chức sự kiện đó nhằm đạt được mục tiêu gì? Nói cách khác, nhà tổ chức sự kiện cần làm rõ mục tiêu của việc tổ chức sự kiện trước khi bắt tay vào tổ chức nó.

  • Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện. Những vấn đề nêu trên, đến lượt chúng, lại tác động vào chi phí và ngược lại, chi phí cũng chi phối các yếu tố đó.
Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện
Mục tiêu của sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện

Mục đích của tổ chức sự kiện

1.Ý nghĩa của mục tiêu sự kiện

  • Mục tiêu có ý nghĩa đích thực sẽ bảo đảm cho tổ chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm ( giới thiệu sản phẩm mới, trao giải cho mặt hàng chất lượng cao, v.v…..)

1.1. Tính rõ ràng của mục tiêu

  • Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể hiện rõ bản chất của sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện tượng. Điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện. Nếu làm ngược lại,  nhà tổ chức sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách và rất có thể gánh chịu những hậu quả không mong muốn.
  • Một trong những điều tối kỵ đối với người tổ chức sự kiện là không dùng sự kiện để làm bình phong che dấu mưu đồ riêng của mình. Chúng ta thể tham khảo ví dụ sau đây:
  • Công ty tổ chức một sự kiện tốn kém để giới thiệu sản phẩm yếu, kém sức cạnh tranh không tiêu thụ được trên thị trường. Dù doanh nghiệp có đưa ra mục tiêu cao siêu tới đâu cũng không thể cải thiện vị trí và làm tăng sức cạnh tranh của hàng hóa đó.
  • Bởi lẽ hàng hóa đó vốn có khiếm khuyết làm nó giảm sức cạnh tranh. Doanh nghiệp càng tổ chức sự kiện này trọng đại càng mất uy tín và tốn kém ngân sách của nó.

2. Thứ bậc mục tiêu

  • Một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số mục tiêu. Các nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để tập trung ưu tiên trong thực hiện. Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra có phù hợp không>
  • Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu ( các yếu tố chi phối nó và nó tác động vào các yếu tố khác) gắn liền với quy mô và ngân sách tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích, quá nhiều mục tiêu thì mục đích tổ chức sự kiện không rõ, không tập trung.
  • Tùy theo các loại sự kiện khác nhau mà nhà tổ chức sự kiện nhằm tới những mục tiêu khác nhau. Dưới đây là một trong số loại sự kiện điển hình, gắn với từng loại là những mục tiêu thường được nhà tổ chức sự kiện hướng tới, họp, hội thảo.
Mục tiêu có ý nghĩa đích thực sẽ bảo đảm cho tổ chức sự kiện thành công cao
Mục tiêu có ý nghĩa đích thực sẽ bảo đảm cho tổ chức sự kiện thành công cao
  • Tập hợp một số thành viên trao đổi thông tin, quan điểm
  • Cung cấp thông tin về sản phẩm mới, ý tưởng mới
  • Trao đổi ý kiến, tìm kiếm sự đồng thuận, tìm các giải pháp cho vấn đề tồn đọng sự kiện đoàn thể
  • Tuyên dương ( thành tích công trạng) , cảm ơn ( khách hàng, nhà cung cấp )
  • Gặp gỡ, giao lưu, giới thiệu sản phẩm
  • Ghi nhận thương hiệu, kỷ niệm ( các dấu mốc thời gian, không gian…..)

2.1:Sự kiện gây quỹ

  • Gây quỹ ( nghiên cứu, từ thiện, v.v….)
  • Tạo ý thức trong công chúng
  • Thu hút nhà tài trợ mới
  • Thu hút người ủng hộ
  • Tăng tình nguyện viên

2.2: Khuyến khích

  • Ghi nhận doanh số bán thảo luận
  • Tập hợp đội ngũ kinh doanh bàn chiến lược phát triển trong tương lai
  • Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh doanh ngoài môi trường công việc
  • Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và đối tác.

2.3 Sự kiện đặc biệt

  • Gây sự chú ý trong giới truyền thông
  • Gây ý thức trong công chúng
  • Thu hút khách hàng mới
  • Giới thiệu sản phẩm
  • Trao phần thưởng, tặng phẩm ( cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện )

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *