Lập kế hoạch, các phương pháp chuẩn bị tổ chức sự kiện

Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị

  • Sau khi đã khái quát các hoạt động chuẩn bị tổ chức sự kiện và hệ thống hóa các hoạt động đó, nhà tổ chức tiến hành xâu chuỗi các hạng mục công việc. Cố gắng khái quát hết và tránh để sót. Từ các hạng mục đó, tiến hành xác định những hạng mục chủ yếu, quan trọng mà thiếu chúng thì tổ chức sự kiện không thể thực hiện được.
  • Những hạng mục công việc này nối với nhau thành chuỗi chạy thẳng tới thời gian mà tổ chức sự kiện được thực hiện, từ các hạng mục công việc chính, nhà tổ chức tiếp tục xác định các hạng mục công việc phụ trợ.
  • Như vậy cứ một hàng mục công việc chính sẽ có một số hạng mục công việc phụ trợ đi theo, có quan hệ mật thiết với nhau.

Lập kế hoạch, các phương pháp chuẩn bị tổ chức sự kiện

1: Xác định thời gian chuẩn bị tổ chức sự kiện

  • Cần lần lượt phân tích để xác định thời gian cần thiết cho chuẩn bị tổ chức sự kiện. Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị.
  • Tiếp đến, nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng. Sau đó, xác định thêm mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc.
  • Với mức thời gian đã khống chế cho toàn bộ hệ thống công việc tùy theo nguồn lực của doanh nghiệp, tùy theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức có phương cách chuẩn bị cho thích hợp các phương pháp là
  • Phương pháp cuốn chiếu
  • Phương pháp các dòng chảy song song
  • phương pháp kết hợp
Lập kế hoạch, các phương pháp chuẩn bị tổ chức sự kiện
Lập kế hoạch, các phương pháp chuẩn bị tổ chức sự kiện

2.Các phương án chuẩn bị tổ chức sự kiện

2.1: Phương pháp cuốn chiếu

  • Phương pháp cuốn chiếu được thực hiện bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc theo dòng chảy thời gian thống nhất, thực hiện hết hạng mục công việc này mới tới hạng mục công việc khác. Các hạng mục công việc sẽ được thực hiện nối tiếp nhau.
  • Phương pháp này được áp dụng trong điều kiện có thời gian dài để chuẩn bị, nguồn lực của doanh nghiệp yếu. Ưu điểm của phương pháp này là các nhà tổ chức có điều kiện để kiểm tra trực tiếp các hoạt động chuẩn bị.
  • Song đây cũng là nhược điểm của phương pháp này. Phương pháp song song được thực hiện bằng việc phân chia các hạng mục công việc ra thành các nhóm khác nhau, xâu chuỗi các hạng mục công việc trong từng nhóm, tiến hành thực hiện các hạng mục công việc theo trình tự trong các nhóm.
  • Các nhóm cùng thực hiện công việc và cùng hoàn thành trong một thời gian thống nhất.
Những phương pháp chuẩn bị tổ chức sự kiện thành công
Những phương pháp chuẩn bị tổ chức sự kiện thành công

2.2: Phương pháp kết hợp

  • Nhà tổ chức có thể kết hợp phương pháp cuốn chiếu với phương pháp song song bằng việc xâu chuỗi các hạng mục công việc chính với nhau thành dãy công việc, bắt đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó các thông số giảm dần.
  • Khi thực hiện sẽ được tiến hành theo trình tự từng sự kiện chủ yếu quan trọng. Cần phải thực hiện song song giữa hạng mục công việc chủ yếu quan trọng với hạng mục công việc phụ trợ.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *