Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Nhà tổ chức sự kiện phải xác định được toàn bộ nội dung các hoạt động sự kiện theo dòng chảy về thời gian và dòng chảy công việc với đội ngũ các nhà quản lý tại những địa điểm cụ thể. Thiết lập loại hình sự kiện và tiến hành kiểm tra lại toàn bộ quá trình.

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

1.Ban tổ chức sự kiện và loại sự kiện

1.1: Ban tổ chức sự kiện

  • Ban tổ chức phải được thành lập trước tiên để giúp nhà quản trị thực hiện các công việc chuẩn bị cho tổ chức sự kiện. Ban tổ chức gồm những thành viên thuộc những thành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp để chủ động trong thực hiện.
  • Mỗi thành viên trong ban tổ chức cần được giao những mảng công việc cụ thể chi tiết trên những lĩnh vực riêng biêt, không trùng lặp nhau. Nhà quản trị sự kiện đảm nhận trưởng ban tổ chức, trực tiếp điều hành các thành viên trong ban, ra quyết định trực tiếp, kịp thời về nội dung các công việc.
  • Về việc kết hợp các kỹ năng chuyên môn, thực hiện điều hòa tạo nên sự ăn khớp chương trình biệt nhằm duy trì sự đồng bộ công việc giữa các thành viên trong ban.
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện yếu tố tạo thành công cho mỗi sự kiện
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện yếu tố tạo thành công cho mỗi sự kiện

1.2: Loại hình sự kiện

  • Loại hình sự kiện cũng cần xác định rõ trước khi lập kế hoạch, khi lập kế hoạch, loại hình tổ chức sự kiện quyết định đối tượng khách mời. Cần chú ý tới đúng đối tượng khách mời tham gia tổ chức sự kiện.
  • Cần chún ý tới những thành viên trong gia đình những đối tượng quan trọng tham dự tổ chức sự kiện. Loại sự kiện còn chi phối việc chọn quyết định thời điểm diễn ra sự kiện.
  • Loại sự kiện còn chi phối việc quyết định địa điểm  diễn ra sự kiện, những loại sự kiện khác nhau sẽ phù hợp với địa điểm khác nhau. Loại hình sự kiện còn chi phối phương thức thực hiện sự kiện.

2. Hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian

2.1: Hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện

  • Các hoạt động trong giai đoạn chuẩn bị phục vụ cho các hoạt động tổ chức sự kiện là rất nhiều, đòi hỏi ban tổ chức phải tính tới không được bỏ sót. Việc đầu tiên mà nhà làm tổ chức sự kiện cần làm là xác định các hoạt động trong tổ chức sự kiện,
  • Đây là công việc rất quan trọng, căn cứ để xác định các hoạt động cụ thể này là những mục tiêu của sự kiện. Từ mục tiêu cụ thể đòi hỏi phải thiết kế các hoạt động tổ chức sự kiện cụ thể nào.
  • Những hoạt động sự kiện nào được xác định trong tổ chức sự kiện, thời gian thực hiện, các sự kiện này tạo nên khung chương trình tổ chức sự kiện.
  • Các thành viên trong ban tổ chức dựa vào khung chương trình buổi tổ chức sự kiện, lên kế hoạch các công việc chuẩn bị trong lĩnh vực mình đảm nhận, cố gắng đảm bảo tính khách quan không thừa gây lãng phí, không thiếu để ảnh hưởng tới chất lượng, mục tiêu của tổ chức sự kiện.
  • Các thành viên trong ban tổ chức tiến hành hệ thống hóa hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện, các hoạt động chuẩn bị cho tổ chức sự kiện có mối liên hệ mật thiết với nhau và với những hoạt động cơ bản trong tổ chức sự kiện.
Lập kế hoạch sự kiện hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian
Lập kế hoạch sự kiện hệ thống hóa các hoạt động sự kiện, lên kế hoạch thời gian
  • Cần hệ thống hóa các hoạt động tổ chức sự kiện theo mức độ quan trọng của chúng với tổ chức sự kiện, hoạt động nào quan trọng phải tập trung ưu tiên để thực hiện.
  • Mặt khác cần chú ý những hoạt động chuẩn bị có tác động vào những hoạt động chuẩn bị có tác động vào những hoạt động chuẩn bị khác, đòi hỏi phải thực hiện nó như một điều kiện tiền đề.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *